ECOSISTEMA SMART WORKING: ¡EL FUTURO INMEDIATO!

La situación de salubridad publica a nivel mundial ha obligado a las empresas a replantear la forma en que gestionan su organización forzándolas a migrar a modalidades como el teletrabajo y el trabajo en casa. Diferentes estudios determinan que estos métodos ahorran en promedio un 30% el coste de infraestructuras de las empresas cómo el smart working; según la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el trabajo el 39% de los europeos tarda más de 45 minutos en llegar al trabajo mientras que entre el 50 y el 60% de las jornadas laborales pérdidas son por causas de estrés. 

El Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones indicó que hasta el 2018 existían en Colombia 122 mil teletrabajadores, siendo Bogotá la ciudad que concentraba el mayor número con 63.995, seguido de Medellín con 29.751 

Una época post covid impondrá a las organizaciones empresariales nuevos ambientes de trabajo en donde se permita la relación entre las herramientas tecnológicas, la conciliación de la vida personal y familiar y la productividad. Allí es donde incrementa su valor el smart working, sistema de gestión empresarial que aparece como un nuevo modelo de trabajo, resultante de la fusión del teletrabajo y las nuevas tecnologías que se basa en proporcionar a los trabajadores nuevas herramientas que permiten aumentar la productividad de las labores encomendadas y el rendimiento, sin importar si dichas labores se desarrollan dentro o fuera de las instalaciones y sin que se desarrollen en un horario impuesto por la empresa, lo cual podría favorecer factores como la creatividad y la innovación.

Elementos del smart working 

• Flexibilidad: Reconocimiento de libertad de elección en los espacios de trabajo al empleado 

• Temporalidad: Disposición del empleado en el manejo y organización del tiempo conforme a unos objetivos y fines propuestos por el empleador. 

• Independencia: Organización de las relaciones laborales de manera horizontal con valoración de los resultados obtenidos dentro del fin propuesto. 

• Autonomía: Libertad organizativa para ejecutar labores encomendadas dentro del termino de cumplimiento de los objetivos dispuestos por el empleador. 

• Lugar de ejecución: Libertad para elegir el lugar donde desarrollar las actividades. 

• Tecnología: Utilización e implementación de las tecnologías de la información (conexiones estables y acceso en cualquier momento y lugar) acordes a las labores encomendadas para el desarrollo labores cotidianas en cumplimiento de sus objetivos. 

Fortalezas: 

Algunas de las ventajas que trae para las empresas la adopción de esta modalidad de trabajo son: 

• Calidad de vida de los trabajadores, aumento de la productividad y eficiencia, reducción de costos y gastos, mayor confianza en las relaciones interempresariales, aumento fluido de la comunicación empleador – trabajador, disminución de desplazamientos innecesarios, reducción en la emisión agentes contaminantes por desplazamiento, propensión a ambientes más creativos, optimización de recursos y espacios, integración laboral de personas con ciertas discapacidades, fomento en el empleo, reducción accidentes de trabajo, adquisición de nuevas herramientas tecnológicas que generan mayor desarrollo empresarial y en general organizaciones competitivas 

Desventajas y cuestionamientos 

De otro lado, son numerosos los cuestionamientos que debe plantearse previamente una organización que quiera desarrollar este tipo de sistema, por ejemplo, el papel que ocupará la oficina como lugar de trabajo, o la forma en que se generará consciencia sobre la distribución y optimización del tiempo por parte de los distintos colaboradores. De igual forma existen riesgos que deben administrarse como la dispersión o fragmentación de los equipos debido a la sensación de aislamiento, la estabilidad de los sistemas de conexión a internet, la ciberseguridad derivada de una operación en donde la información debe ser de “fácil” acceso y la implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo. 

Implementación legal 

El smart working es una modalidad permitida de acuerdo con nuestra legislación, pero en su implementación deberá adecuarse a lo establecido en el estatuto del trabajo y en los convenios colectivos o bien determinarse por acuerdo expreso entre las partes, teniendo en cuenta las jornadas laborales, las horas extras, vacaciones y demás derechos laborales. 

De otro lado, es necesario determinar expresamente a quien le corresponde asumir los gastos originados por la conectividad al servicio de internet y telefonía, así como el costo de los equipos y demás herramientas tecnologicas. 

En cuanto a las políticas de prevención de riesgos laborales se seguirá la regla general, es decir, se entenderá que son iguales tanto para el trabajador que desempeña labores dentro de las instalaciones como los que se encuentran laborando en modalidad de smart working, con la diferencia que en este último caso es necesario tener en cuenta las condiciones especiales para el desarrollo las actividades encomendadas, así como las políticas de riesgos laborales, seguridad y salud. 

Es igualmente sugerirle que se desarrolle un acuerdo para la adopción del smart working en donde se señale adecuadamente la regulación sobre elementos como la confidencialidad y el manejo de la información, la propiedad intelectual, el suministro de elementos de seguridad laboral y la implementación del sistema de prevención de riesgos bajo dicho modelo. De igual forma deben establecerse con claridad condicionamientos, limitaciones, obligaciones específicas, medios y formas de comunicación y la posibilidad de modificar esta modalidad de acuerdo con las circunstancias. 

Regulación en otros países 

Aunque escaza, existen Estados en los que se regula de manera no muy especifica como es el caso de Italia y Reino Unido: 

• Italia, El Smart Working se denomina “Trabajo ágil “. La legislación aprobada en Italia en junio del año 2017 a través de la Ley N. 81/2017, estos representan una clara declaración de intenciones a la hora de apostar por el futuro del Smart Working” 

• Reino Unido, el Smart Working denominado comúnmente como “Flexible Working” en la legislación del reino unido se encuentra regulado por: 1) Ley de Derechos Laborales de 1996 (Capítulo 18); 2) instrumento statutory Regulations 2002 (S.I. 2002 No. 3236); 3) Flexible Working Regulations 2006 (SI 2006/3314); 4) Flexible working statutory instruments 2007 (S.I. 2007 No. 1184); y Ley de los niños y familias de 1 de junio 2014.